پرداخت حقوق و دستمزد بدون داشتن یک سیستم حضورغیاب مناسب امکانپذیر نخواهد بود. امروزه اهمیت اتوماسیون های ثبت تردد بر کسی پوشیده نیست و دستگاه حضور و غیاب یکی از ارکان اصلی اتوماسیون ثبت تردد است.

اهمیت و مزایای سیستم حضور و غیاب

اگر ثبت و محاسبه سنتی (ثبت در دفاتر) را با سیستم های مکانیزه امروزی مقایسه کنید، مشاهده خواهید کرد که روش جدید مزایای بسیاری نسبت به محاسبه سنتی دارد. مهمترین مزایای سیستم های حضور و غیاب جدید نسبت به روشهای قدیمی عبارتند از :

۱- تسریع در ثبت و محاسبه کارکرد پرسنل و صرفه جویی در وقت و زمان

۲- افزایش دقت محاسبه و کاهش خطاهای اجتناب ناپذیر انسانی در ثبت و محاسبه ترددها

۳- حذف تقلب، سوء استفاده و دستکاری ترددها و پرداخت حقوق بر اساس کارکرد واقعی

۴- افزایش نظم و انضباط و کاهش کم کاری (تأخیر و غیاب) پرسنل در ورود و خروج

۵- ثبت و مستند سازی داده ها در یک بانک اطلاعاتی امن

۶- امکان تهیه و ارائه انواع گزارشات متنوع از کارکرد پرسنل

کاربرد دستگاه حضور و غیاب

همانطور که می دانید مهمترین کاربرد دستگاه حضور و غیاب یا ساعت زنی، ثبت و ذخیره سازی تردد کارکنان است. ورود و خروج ها به صورت دقیق توسط دستگاه ساعت زنی ثبت شده و سپس برای انجام پردازش های لازم به یک نرم افزار حضور غیاب انتقال می یابند. در نهایت کارکرد پرسنل در قالب گزارش در اختیار مسئول مربوطه قرار می گیرد.

کاربرد دیگر دستگاه های حضورغیاب، امکان استفاده در سیستم کنترل تردد یا اکسس کنترل است. به این معنی که علاوه بر ثبت ورود و خروج ها، امکان مدیریت و محدود کردن ورود افراد غیر مجاز به ساختمان یا محوطه وجود دارد. در سیستم کنترل تردد، پس از ارائه شناسه (کارت، رمز، اثر انگشت و …) به دستگاه ساعت زنی، فقط در صورت داشتن اعتبار، اجازه ورود و دسترسی به منطقه مورد نظر صادر می شود. بیشتر دستگاه های حضورغیاب جدید، قابلیت استفاده در اکسس کنترل را نیز دارند. یعنی با خرید این دستگاه ها، شما در واقع دو دستگاه خواهید داشت : دستگاه حضور و غیاب و دستگاه کنترل تردد.

کاربرد دیگر دستگاه های ثبت تردد، امکان استفاده در سیستم مدیریت رستوران و صدور ژتون است. بدین صورت که با شناسایی کارکنان توسط دستگاه حضورغیاب، ژتون صادر شده و در ازاء آن غذا به پرسنل تحویل داده می شود.

راهکارهای ثبت تردد در دستگاه حضور و غیاب

روش های مختلفی جهت ثبت ورود و خروج بر روی دستگاه های ساعت زنی وجود دارد. در ادامه به مهمترین روشهای ثبت تردد می پردازیم :

رمز عبور (پسورد) : احتمالا صفحه کلید یا دکمه های عددی را بر روی بسیاری از دستگاه های حضورغیاب دیده اید. با ورود کد مربوط به هر شناسه کاربری توسط صفحه کلید می توان ورود یا خروج را ثبت کرد.

کارتخوان : یکی از پرکاربردترین راهکارهای ثبت تردد بر روی دستگاه حضور و غیاب استفاده از کارت و کارتخوان است. گرچه این روش نسبتا قدیمی است، اما به علت قیمت ارزان و سهولت استفاده در بسیاری از دستگاه های جدید نیز به کار می رود. کارت های جدید حضور غیاب از نوع بدون تماس هستند و از تکنولوژی RFID جهت تبادل داده ها استفاده می کنند.

اثر انگشت : شاید بتوان گفت که پرکاربردترین راهکار احراز هویت و ثبت تردد، اثر انگشت است. انگشت دست انسان مشخصات (نقوش و خطوط بر روی انگشت) منحصر به فری دارد که از زمانهای دور از این ویژگی ها جهت شناسایی و تشخیص هویت استفاده می شد. اگر چه با فراگیری Covid-۱۹، به علت ترس از گسترش ویروس توسط تماس با حسگر اثر انگشت، ابتدا کمی تردید در به کارگیری این تکنولوژی به وجود آمد. اما با وجود رو شهای محافظتی از جمله امکان ضد عفونی کردن دستگاه و انگشت، نگرانی ها بابت استفاده از این فناوری کاهش یافت و هم اکنون یکی از راهکارهای پرکاربرد در صنعت حضورغیاب به شمار می رود.

تشخیص چهره :دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، یکی از محبوب ترین تجهیزات در سیستم های احراز هویت به شمار می رود. در این روش نیازی به لمس و تماس دستگاه جهت شناسایی نیست. کافی است در برابر دوربین دستگاه قرار بگیرید. دوربین تشخیص چهره مشخصات منحصر به فرد صورت انسان را اسکن کرده و الگوهایی را جهت شناسایی افراد می سازد. الگوریتم های جدید تشخیص چهره قادر به شناسایی چهره فرد با پوشش ماسک، در حال حرکت و با فواصل و زاویه های مختلف هستند.

دستگاه حضور و غیاب ترکیبی چیست ؟

اگر به سیستم های ساعت زنی جدید دقت کنید، مشاهده خواهید کرد که ثبت تردد در دستگاه های جدید منحصر به یک فناوری نیست. به دستگاه هایی که از دو یا چند عامل جهت شناسایی و ثبت تردد استفاده می کنند، دستگاه حضور و غیاب ترکیبی یا چند عاملی گفته می شود. به طور مثال دستگاه حضورغیاب کارت و اثر انگشت یا دستگاه تشخیص چهره، اثرانگشت و کارت نمونه هایی از دستگاه های ترکیبی هستند. هر کسب و کاری می تواند بر اساس سیاست های کاری خود از هر یک از این روش ها، به صورت جداگانه یا ترکیبی استفاده نماید.

مزیت سیستم های ترکیبی در این است که اگر یکی از راهکارها با مشکل مواجه شد، می توان از راهکارهای دیگر جهت ثبت ورود و خروج ها استفاده نمود.

۶ نکته کلیدی در خرید دستگاه حضور و غیاب

۱- فناوری ثبت تردد : قبل از خرید مشخص کنید که می خواهید از چه روش یا روشهایی برای ثبت تردد استفاده نمائید. راهکار ثبت تردد باید با شرایط محیط کاری شما سازگار باشد. دستگاهی که در یک محیط اداری به کار گرفته می شود، با دستگاهی که در یک کارگاه تولید استفاده می شود، می تواند تفاوت هایی داشته باشد.

۲- سرعت پردازش و ظرفیت حافظه : دستگاه های ساعتی زنی دارای سرعت پردازش و ظرفیت ذخیره سازی متفاوتی هستند. دقت داشته باشید که مشخصات پردازنده و حافظه دستگاه منتخب باید با تعداد پرسنل شما همخوانی داشته باشد.

۳- نرم افزار : شما برای محاسبه کارکرد نیروی انسانی، علاوه بر دستگاه به نرم افزار حضور غیاب هم نیاز دارید. توجه داشته باشید اگر دستگاه و نرم افزا را از دو شرکت مختلف خریداری می کنید، نرم افزار باید با دستگاه ساعت زنی کاملا سازگار بوده و به راحتی اطلاعات دستگاه را بخواند.

برخی از فروشندگان در زمان خرید دستگاه، یک نرم افزار پایه به صورت رایگان در اختیار شما قرار می دهند. اگر این نرم افزار جوابگوی کار شما است، نیازی نیست برای خرید نرم افزار، هزینه اضافی تقبل کنید. اما اگر به امکانات بیشتری نیاز داشته باشید، باید یک نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته خریداری نمائید.

۴- امکانات جانبی : انواع پورت های ارتباطی، باتری، خروجی رله (قابلیت کنترل تردد)، فناوری های Ip و Ik، فناوری Poe، Wifi و … از جمله امکاناتی هستند که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید. بنابراین در زمان انتخاب دستگاه حضور و غیاب به این موارد نیز توجه داشته باشید.

۵- خوش نامی شرکت و خدمات پس از فروش : قبل از خرید، حتما رزومه شرکت فروشنده را از لحاظ صلاحیت و رضایت مشتریان قدیمی (خوش نامی) بررسی نمائید. از مدت و نحوه گارانتی دستگاه توسط شرکت پشتیبان آگاه شوید. راجع به شرایط ارائه خدمات پس از فروش، از شرکت فروشنده سوال کنید.

۶- قیمت : مهمترین فاکتور در خرید دستگاه حضور و غیاب، قیمت آن است. بالطبع دستگاه منتخب باید با بودجه شرکت شما متناسب باشد. تمامی ۵ مورد قبلی در قیمت تمام شده دستگاه ساعت زنی تأثیر گذارند.

گروه مهندسی رسا، طیف وسیعی از دستگاه حضور و غیاب ZKTECO را با کیفیت و قیمت مناسب به شما عرضه می نماید.

https://www.rasacorporation.com

«این مطلب تبلیغاتی است»