ثبت نام متقاضیان در پرتال و تایید آن از سوی دانشگاه و طی لیست به صندوق ارسال خواهد شد و پس از تایید لیست توسط صندوق، دانشجویان برای تشکیل پرونده حداکثر یک ماه فرصت دارند و به بانک طرف تعهد صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم مراجعه کنند. (جهت کسب اطلاعات بیشتر به شیوه نامه اجرایی و بخشنامه های مربوطه مراجعه فرمایید) قابل ذکر است دانشجویانی که در نیم سال اول سال تحصیلی ۹۸-۹۷ نسبت به تشکیل پرونده و دریافت وام شهریه از بانک مذکور اقدام کرده اند در اولویت پرداخت وام هستند. همچنین دانشجویانی که صرفا از وام شهریه بانک مذکور استفاده می کنند نیازی به ارائه سند تعهد محضری به صندوق رفاه ندارند.

ثبت سقف وام شهریه بانک طرف تعهد صندوق، برای تمامی مقاطع تحصیلی الزامی است.

دانشجویانی که در نیم سال گذشته به بانک معرفی شده و تشکیل پرونده داده اند نیازی به مراجعه مجدد به شعب بانک ندارند و صرفا درخواست خود را به دانشگاه ارائه کنند.