امروزه بسیاری از سازمان ها برای برگزاری جلسات آنلاین خود از پلتفرم های مختلفی استفاده میکنند که هر یک از آن ها، مزایای خاصی دارند؛ اما علی رغم این مزایا، چالشهایی را نیز به دنبال دارند که اگر نسبت به آن ها آگاه نباشید، نمیتوانید جلسه آنلاین مؤثری را برگزار کنید؛ چرا که هر یک از این مشکلات در پایین آمدن سطح کیفیت و بازدهی جلسه، تأثیر به سزایی دارند.

درواقع اگر تجربه برگزاری این گونه جلسات را داشته باشید، کاملا نسیت به دشواربودن این چالش ها واقف هستید؛ حال اگر قصد داشته باشید با افراد خارج از کشور ارتباط برقرار کنید، میزان تأثیر این چالش ها چندین برابر میشود؛ به همین منظور در این مقاله سعی داریم شما را با رایجترین مشکلات برگزاری جلسه آنلاین بینالمللی آشنا کرده و در ادامه با بررسی راهکارهای مدیریت این چالش ها، شما را در برگزاری جلساتی باکیفیت و کارآمد یاری کنیم.

مهم ترین چالش های جلسه آنلاین چیست؟

یکی از مهم ترین کارهایی که میتواند منجر به بالارفتن کیفیت جلسه آنلاین شود، میزان تسلط شما به مطالبی است که برای دیگران ارائه میدهید؛ اما ممکن است حین جلسه آنلاین با انواع چالشهایی مواجه شوید که چندان به میزان تسلط شما بر محتوا نیز ربط نداشته باشند. اگر چه چالش های هر سازمان، بسته به نوع محتوا و مخاطبانی که دارند، متفاوت است؛ اما در این قسمت سعی کرده ایم به برخی از متداولترین مشکلات و چالش های برگزاری جلسه آنلاین بین المللی اشاره کنیم.

تفاوت های زمانی

ممکن است در وهله اول، این موضوع چندان مهم جلوه نکند؛ اما یکی از مهم ترین و اساسی ترین چالشهای جلسه آنلاین، همین تفاوت زمانی در مناطق مختلف است؛ چرا که لازمه برگزاری یک جلسه آنلاین، حضور تمامی شرکتکنندگان است که میتواند کاملا تحت تأثیر این چالش قرار گیرد و برنامه ریزی زمانی را دشوار سازد.

عدم تمرکز کافی

یکی دیگر از چالشهای جلسه آنلاین، حفظ تمرکز و مشارکت افراد در طول جلسه است؛ درواقع در جلسه حضوری میتوان تمامی افراد را در یک محیط یکسان جمع کرده و با برقراری ارتباط چشمی، تمرکز افراد را معطوف به جلسه نگه داشت؛ اما جلسه آنلاین بین المللی شرایط ویژه ای دارد و هر یک از مخاطبان در محیط متفاوتی حضور داشته که ممکن است میزبان از شرایط آن حتی اطلاعی نداشته باشد.

پلتفرم نامناسب

هر سازمان بسته به محتوا و نوع ارائه ای که دارد باید از پلتفرمی استفاده کند که ابزار و امکانات مورد نیاز آن را دارا باشد؛ به همین جهت اگر در انتخاب پلتفرم دقت کافی را به کار نبرید، برای برقراری ارتباط و تعامل با مخاطبان بین المللی خود به چالشهای عمیق تری برخورد خواهید کرد که درنتیجه آن ها، متحمل صرف زمان و انرژی مضاعفی می شوید؛ به طورکلی پیشنهاد میشود برای کاهش هرچه بیشتر چالش های این چنینی از پلتفرم هایی استفاده کنید که علاوه بر پشتیبانی از زبان فارسی، از زبان مخاطبان بینالمللی شما نیز پشتیبانی کنند.

تفاوت سرعت اینترنت و تجهیزات نامناسب

از دیگر چالشهای برگزاری جلسه آنلاین بینالمللی، متفاوت بودن بسترهای اینترنتی است. درواقع این چالش میتواند مشکلات متعدد دیگری نظیر قطع شدن صدا و تصویر و حتی خروج ناگهانی از جلسه را به دنبال داشته باشد؛ علاوه بر این، عدم استفاده از تجهیزات مناسبی همچون وبکم و میکروفون میتواند در برقراری ارتباط مطلوب شما با مخاطبان تأثیر مستقیمی داشته باشد.

راهکارهای مدیریت چالش های برگزاری جلسه آنلاین

همان طور که متوجه شدید برگزاری جلسه آنلاین بینالمللی علیرغم مزایای متنوعی که دارد، با چالشهای بسیاری نیز همراه است که مدیریت خوب میزبان را میطلبد. به همین جهت در این قسمت سعی کردیم به بررسی تعدادی از مهمترین راهکارهای مدیریتی بپردازیم تا با استفاده از هر یک از آن ها، بتوانید مشکلات و چالشهای این نوع جلسه آنلاین را به حداقل برسانید.

برنامهریزی دقیق

یکی از مهمترین راهکارها در مدیریت چالشهای جلسه آنلاین بین المللی، تعریف برنامه زمانی مناسب بر اساس شرایط شرکت کنندگان است. معمولا برای بالابردن سطح کیفی جلسه و همچنین ارتباط بهتر با مخاطبان، توصیه میشود پیش از شروع جلسه، از ابزارهای آنلاین جهت یافتن بهترین زمان برای شروع جلسه استفاده کنید. درواقع این ابزار به شما کمک میکنند بازه های زمانی منعطفی را متناسب با تمایل شرکتکنندگان پیدا کنید.

ازبینبردن عوامل حواسپرتی

با این راهکار تا حد زیادی میتوانید کیفیت جلسه و ارتباطی که با مخاطبان خود برقرار میکنید را بالا ببرید. درواقع باید سعی کنید تا جای ممکن محیطی یکسان را برای مخاطبان بینالمللی خود فراهم کنید تا هیچ عاملی منجر به کاهش تمرکز آن ها نشود؛ به همین منظور پیش از برگزاری جلسه میتوانید مقرر کنید تمامی افراد در محیط هایی آرام و به دور از شلوغی به جلسه بپیوندند و از سایلنت بودن یا خاموش بودن موبایل خود اطمینان حاصل کنند.

همچنین میتوانید از طریق راههایی نظیر پرسش و پاسخ، مشارکت شرکتکنندگان را در طول جلسه حفظ کرده و آنها را نسبت به جلسه متمرکز کنید؛ اما باید بتوانید با استفاده از مترجم های آنلاین، شرایطی را فراهم کنید که افراد به ادامه این گفتگو ترغیب شوند.

آماده سازی فنی

قبل از برگزاری جلسه آنلاین باید سرعت اینترنت و عملکرد درست دیگر تجهیزات خود را بررسی کنید تا از بروز مشکلاتی همچون قطع و وصلی حین جلسه جلوگیری کنید؛ به طورکلی پیشنهاد میشود از پلتفرم هایی استفاده کنید که بیشترین سازگاری را با اینترنت ایران داشته باشند.

پلتفرم الوکام یکی از کاربردیترین پلتفرم های ایرانی است که تاکنون با امکانات مختلفی نظیر پشتیبانی از زبان انگلیسی و عربی و همچنین امکان نمایش تا ۱۰ تصویر بهصورت هم زمان، به یکی از برترین گزینه ها برای برقراری ارتباطات بینالمللی تبدیل شده است.

جمعبندی

امروزه با پیشرفت ارتباطات، مدیریت جلسه آنلاین تنها به تسلط به محتوا ختم نمیشود؛ بلکه نیازمند دانش و مدیریتی عمیقتر است تا بتوان کیفیت را در طول جلسه تضمین کرد؛ به گونه ای که اگر قصد برقراری ارتباط با خارج از ایران را داشته باشید، این چالشها بزرگتر شده و تدابیر ویژهتری را میطلبد؛ به همین جهت در این مقاله سعی کردیم به بررسی چالش ها و راهکارهای برگزاری جلسات آنلاین بینالمللی بپردازیم.

همان طور که اشاره شد، پلتفرم الوکام یکی از بهترین گزینهها برای برگزاری جلسات آنلاین بینالمللی است که با امکانات و ابزار های گوناگون، میتواند کیفیت جلسه شما با خارج از ایران را تضمین کند. جهت آشنایی بیشتر میتوانید به وبسایت این مجموعه مراجعه کرده و از نوع خدمات آن اطلاع یابید.

«این مطلب تبلیغاتی است»