ایسنا/خراسان جنوبی اسناد و نسخه های با ارزش تاریخی قابل توجهی از منطقه خراسان جنوبی در آرشیو ملی ایران تهران و مرکز اسناد و کتابخانه ملی خراسان رضوی و موزه و مرکز آستان قدس موجود است که لازم است به عنوان بخشی از میراث مکتوب کشور آن ها را دریافت و سازماندهی کرد و فضای بایگانی دستگاه های اجرایی استان را آزاد و البته به سمت راه اندازی مرکز داده و همچنین دیجیتالی کردن مکاتبات سوق داد.

سنت ها و دانش بشری به صورت مختلف، نسل به نسل انتقال یافته اند و شکل مکتوب آن، همواره دارای نقش و اهمیت ویژه ای بوده و در این میان اسناد به عنوان معتبرترین منابع شناخت جوامع و فرهنگ ها نقش انکار ناپذیر در انتقال میراث بشری به نسل های بعدی داشته و ازطرفی به مثابه ابزاری جهت انجام امور دولت ها و همچنین وسیله اثبات حق و حقوق مردمان به شمار می رود.

حفظ و نگهداری این میراث گرانبها، همواره مورد توجه دولت ها و افراد ذینفع بوده است. امروزه آرشیوها چنین مسئولیت سنگینی را بر عهده گرفته و علاوه بر آن خدمات ویژه ای را نیز ارائه می دهند. آرشیوها قسمت اعظم اسناد خود را از بین مکاتبات و پرونده های دستگاه های دولتی تهیه می کنند، زیرا وزارتخانه ها و سازمان های دولتی محل رویش انبوه اسناد و مکاتبات گوناگون هستند و پس از آنکه آنها کارایی اداری خود را از دست دادند طبعا نیازی به آنها نخواهد بود؛ بنابراین آرشیوها می توانند بیشترین بهره ها را از آنها ببرند. از سوی دیگر دولت ها به دلیل نیاز به حفظ سوابق خود مجبور به ایجاد آرشیوها هستند.

اما آیا تمام اسناد آرشیوی هستند؟ آیا همه آنها را باید نگهداری کرد؟ تا چه زمانی و چگونه ؟ برای یافتن پاسخ مجبور به تعیین ارزش های اسناد هستیم، مرجع ذیصلاح جهت تشخیص ارزشها را باید مشخص نمود و با بهره گیری از تئوریهای ابراز شده، از اصول ارزشیابی پیروی نمود وبااجماع کارشناسی و کسب رضایت شورای آرشیوی اوراق زائد را امحاء و اسناد باارزش را به آرشیو منتقل نمود.

ارزشیابی اسناد اساسی ترین فعالیت آرشیو و مدیریت اسناد است چرا که مدیران اسناد بدون ارزشیابی از تصمیم گیری نهایی عاجزند و مهمترین مسئولیت آرشیو تصمیم گیری در خصوص انتخاب و گزینش اسناد است.

از طرفی وزارتخانه ها و سازمان ها برای انجام وظایف خود، ناگزیر از مکاتبه درون و برون سازمانی هستند. در این راستا سالانه به مقدار زیادی اسناد و پرونده هایی که حاوی مطالب مربوط به اقدامات روزمره است، تولید و نگهداری می شوند. اینگونه اسناد و پرونده ها پس از آنکه نقش خود را در سازمان مربوطه ایفا کردند از چرخه اداری خارج شده و معمولا مورد مراجعه دستگاه ها قرار نمی گیرند، براساس مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده است باید براساس مقررات خاصی مورد ارزشیابی قرار گیرند و اسنادی که از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی واجد ارزش نگهداری دائم باشند به آرشیو ملی منتقل و اوراقی که فاقد ارزش های مزبور باشند، طی مراحل قانونی امحاء شود.

اسناد ملی چیست ؟

طبق قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیة اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولتی رسیده است و بطور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند اسناد ملی قلمداد می شوند.

بسیاری از مکاتبات اداری و اوراقی که در دستگاه های دولتی و سازمانهای اداری ایجاد می شود پس از طی مراحل جاری، راکد می شوند و بلااستفاده می مانند، پس از آنکه اینگونه مکاتبات و اوراق راکد شدند مجددا کارشناس می شوند و چنانچه به تشخیص شورای اسناد ملی از لحاظ اداری، مالی، فنی، علمی، تاریخی، پژوهشی، فرهنگی، سیاسی، نظامی، اجتماعی و اقتصادی ارزش نداشته باشد اوراق زائد تلقی می شوند.



امحای اوراق زائد مستلزم اخذ مجوز از شورای اسناد ملی و رعایت کلیه مقررات از جمله آئین نامه تشخیص اوراق زائد، دستورالعمل های مربوط و تکمیل فرم های مشخص است و تهایتا امحای اوراق زائد با نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی انجام می پذیرد و امحای اوراق خارج از ضوابط ممنوع بوده و قابل پیگیری است.



جمع آوری اسناد ملی به چه صورت انجام می شود؟

جمع آوری اسناد ملی از ۳ طریق انجام می شود:

۱- انتقال اسناد با ارزش از سازمان ها و ادارات کل و کلیه نهادها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت، که این اقدام پس از ارزشیابی اسناد صورت می گیرد.

۲- اهدای اسناد از طرف مردم فرهیخته و فرهنگ دوست و خیرین.

۳- خرید اسنادی که از طرف مردم برای فروش عرضه شده است.



خرید اسناد به این صورت انجام می شود که ابتدا افرادی که مایل به فروش اسناد خود هستند آنها را به مدیریت اسناد و کتابخانه ملی خراسان جنوبی تحویل می دهند، سپس این اسناد به کمیته خرید اسناد در تهران ارسال می شود و پس از تشکیل جلسه قیمت تعیین شده به فروشنده اعلام می شود.در صورت توافق وجه اسناد به حساب فروشنده واریز و در غیر این صورت اصل اسناد به صاحب سند اعاده می شود.

لزوم راه اندازی مرکز اسناد و کتابخانه ملی در جنوب خراسان

اسناد و نسخه های با ارزش تاریخی قابل توجهی از منطقه خراسان جنوبی در آرشیو ملی ایران تهران و مرکز اسناد و کتابخانه ملی خراسان رضوی مشهد و موزه و مرکز آستان قدس رضوی موجود است که لازم است به عنوان بخشی از میراث مکتوب کشور آن ها را دریافت و سازماندهی کرد و فضای بایگانی دستگاه های اجرایی استان را آزاد و البته به سمت راه اندازی مرکز داده و همچنین دیجیتالی کردن مکاتبات سوق داد.

خدمت به فرهنگ و تاریخ منطقه و آگاهی جامعه از مهم ترین وظایف این مرکز است. همچنین متصل شدن به پایگاه های اطلاعاتی و همچنین ایجاد دفتر آرشیو شفاهی و مصاحبه با بزرگان هر حوزه؛ از وظایف آن خواهد بود. موازی کاری بعضی از دستگاه های استان همچون دانشگاه و … و عدم تخصص افراد و عدم رعایت دستورالعمل ها در مورد نگهداری نسخه های خطی و اوراق اهمیت ایجاد این مرکز را دوچندان می کند.

این سازمان با تشکیلات و وظایفی که دارد با کتابخانه های عمومی استان تفاوت دارد. در بحث کتاب کتابخانه ملی نقشی در کتابخانه ها دارد و در بحث اسناد وظیفه اصلی اوراق ارزشمند خانگی و اسناد ادارات که از حالت جاری تبدیل به نیمه جاری و راکد شده اند وظیفه ارزشیابی و طبقه بندی و فهرست نویسی و نگهداری آن ها را به عنوان هاپ دانش برعهده دارد.

مراجع تصمیم گیرنده درباره طرح مذکور عبارت از استانداری خراسان جنوبی(استاندار، معاونت پشتیبانی، معاونت سیاسی) ، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران(معاون توسعه مدیریت و منابع کتابخانه ملی ایران، معاونت پژوهش، برنامه ریزی و فناوری کتابخانه ملی ایران، معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، معاونت پشتیبانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، کارشناس و یا صاحب نظر در حوزه اسناد ملی و مدیرکل امور مالی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران) هستند.

مجری یا مجریان طرح باید حتما شخصی آشنا با سازمان اسناد و کتابخانه ملی باشد؛ با سابقه حداقل ۱۵ سال خدمت مداوم در مدیریت های آن و تایید مسئولین فرهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، هماهنگ کننده و پیگیر تا مرحله نهایی و گزارش مرحله به مرحله به استاندار خراسان جنوبی و ریاست سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران باشد.

یادداشت از علی احسانی مقدم؛ پژوهشگر و کارشناس بررسی اسناد و مد ارک کشوری؛ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

انتهای پیام